Integrar AutoClinic con tu CRM actual: qué hace falta y qué límites tiene

Es la pregunta que más nos hacen las clínicas que ya llevan años funcionando: "yo ya tengo un programa de gestión, ¿tengo que cambiarlo?". La respuesta corta es no, siempre que ese programa permita conectarse desde fuera. Este artículo explica qué significa eso exactamente, qué necesitamos para hacerlo y en qué casos la integración no es viable, que también los hay.

Las dos formas de trabajar

AutoClinic puede funcionar de dos maneras distintas, y la elección depende de dónde quieras que viva la agenda:

1. Con nuestro CRM. La clínica usa el sistema de gestión que hemos desarrollado, y agenda, pacientes y servicios viven ahí. Es la opción más rápida de poner en marcha y la que menos depende de terceros.

2. Conectado a tu software actual. La agenda sigue estando en el programa que ya usas, y el agente de WhatsApp consulta y escribe en él. Tu equipo no cambia de herramienta; simplemente empiezan a entrar citas solas.

Qué es una API y por qué lo cambia todo

Una API es la puerta que un programa deja abierta para que otros programas hablen con él de forma controlada. Sin API, la única manera de que dos sistemas compartan información es que una persona la copie de uno a otro.

Para que AutoClinic pueda trabajar sobre tu software de gestión, ese software tiene que ofrecer una API y tú tienes que autorizarnos el acceso. Esto último es importante: el acceso lo concede siempre la clínica, no nosotros. Nadie puede conectarse a tu sistema sin que tú lo autorices expresamente.

Qué necesitamos exactamente

• Documentación de la API del proveedor, o el contacto de su equipo técnico.
• Credenciales de acceso emitidas a nombre de la clínica, idealmente con permisos limitados a lo estrictamente necesario.
• Cuatro operaciones mínimas: consultar disponibilidad, crear una cita, modificarla o cancelarla, y leer el catálogo de servicios y profesionales. Si falta la de consultar disponibilidad en tiempo real, la integración no se sostiene.
• Un entorno de pruebas, si el proveedor lo ofrece, para no experimentar sobre la agenda real.

Cuándo no es viable

Preferimos decirlo antes que descubrirlo a mitad del proyecto. Hay tres situaciones en las que la integración no sale adelante:

• El software no tiene API. Ocurre con programas antiguos instalados en un ordenador de la clínica. No hay forma de conectarse sin recurrir a métodos frágiles que acaban rompiéndose.
• La API es de solo lectura. Podemos consultar la agenda pero no crear citas, así que el agente informa pero no reserva, que es justo lo que aporta valor.
• El proveedor no autoriza el acceso o lo condiciona a un plan superior. Es una decisión comercial suya y no depende de nosotros.

En esos casos la salida suele ser migrar la agenda a nuestro CRM, o convivir un tiempo con los dos sistemas mientras se decide.

Qué pasa con los datos de los pacientes

Una integración implica que datos de pacientes viajan entre sistemas, y en el sector sanitario eso tiene consecuencias legales concretas. La clínica sigue siendo la responsable del tratamiento y Propus actúa como encargado, bajo un contrato de encargo conforme al artículo 28 del RGPD. Los datos de las conversaciones se alojan en centros de datos situados en la Unión Europea.

Todo el detalle está en nuestra política de privacidad, que incluye los proveedores concretos que intervienen y dónde se procesa cada cosa.

Cómo empezar

El primer paso es sencillo: dinos qué software de gestión usa tu clínica. Con ese dato podemos comprobar si tiene API pública y qué permite hacer, normalmente en un par de días. A partir de ahí sabremos si la vía es integrar o migrar. Puedes ver el producto completo en nuestra solución de agente y CRM para clínicas o leer primero qué es AutoClinic y cómo funciona.